Quando organizzi un evento, devi affrontare molte decisioni. La scelta di un luogo è l’unica decisione che avrà il maggiore impatto sul tuo evento. La data dell’evento, le opzioni di menu e le piacevoli esperienze dei partecipanti … sono tutte parzialmente influenzate dalla sede selezionata.

Ti sembra un po’ intimidatorio? Non spaventarti. Ecco alcune linee guida su quando prendere una decisione, cosa considerare e come fare meglio.

Quando iniziare a cercare un luogo
Prima è meglio è soprattutto se si è in una grande città come Roma.

Prenota un luogo con almeno 2-4 mesi di anticipo in modo da avere abbastanza tempo per pianificare altre cose critiche, come catering, brochure di eventi e inviti.

Cosa considerare quando si cerca un luogo

1. Posizione
Probabilmente hai già preso in considerazione questo. Per un evento locale, potresti cercare un luogo a una distanza ragionevole dalle case o dai luoghi di lavoro della maggior parte dei partecipanti. Se molti partecipanti viaggeranno da fuori città, sarà vantaggioso un luogo vicino alla stazione o ai loro hotel. In ogni caso, non dimenticare di considerare l’opzione di traffico, trasporto e parcheggio. Inoltre, “ottieni un contratto ufficiale con il fornitore della sede per ogni evenienza, perché dover cambiare la sede dell’evento è probabilmente l’ultima cosa che vuoi vedere”.

Se vuoi ridurre la possibilità che i partecipanti siano in ritardo, fornisci loro un’app per eventi mobile, che è essenzialmente uno standard al giorno d’oggi. Con mappe GPS, indicazioni stradali e informazioni su parcheggio / navetta a portata di mano, i partecipanti si sentiranno sollevati. Se la sede è all’interno di una grandelocation all’aperto, le mappe aiutano molto. Per eventi con mostre, poster o sessioni parallele, le mappe interne interattive aiuteranno i partecipanti a navigare comodamente.

2. Parcheggio
Il locale ha un parcheggio o un parcheggio custodito? In caso contrario, ci sono parcheggi nelle vicinanze a cui i partecipanti possono accedere e utilizzare? Se non è disponibile un parcheggio, non sei completamente sfortunato perché hai alcune alternative:

Puoi prenotare parcheggi nelle vicinanze per i tuoi partecipanti e includere il costo nei prezzi dei biglietti o far pagare i partecipanti quando parcheggiano.
Dai un’occhiata agli sconti Uber e Lyft offerti per gli eventi. Puoi negoziare con loro per impostare questo e distribuire il codice promozionale ai tuoi partecipanti.
Fornire un modo per i partecipanti di condividere un passaggio o un taxi tra loro. Sarebbe anche una buona possibilità per loro di interagire tra loro.

3. Capacità e minimi
Qual è la capacità? Dovrai conoscere la capacità della stanza dei locali per alcuni motivi. In primo luogo, 500 persone (se è la dimensione dell’evento stimata) non possono adattarsi comodamente in una stanza con una capacità di 250 persone. E in secondo luogo, ci sono codici antincendio e di sicurezza che il luogo deve rispettare.

4. Atmosfera
Presta particolare attenzione all’arredamento esistente all’interno del locale. Di che stile è l’architettura e cosa trasmette l’interno dell’edificio? Se stai organizzando una serata di gala, probabilmente avrai bisogno di sistemazioni diverse da quelle che faresti per un’esposizione. Meno l’atmosfera corrisponde alla sensazione desiderata del tuo evento (elegante, high tech, ecc.) Più decorazione dovrai fare per compensare.
Noi abbiamo per te una sezione dedicata proprio al noleggio per feste ed eventi

5. Accessibilità
L’accessibilità si riferisce alla possibilità che tutti, in particolare quelli con bisogni speciali, possano accedere all’edificio e ai suoi servizi. Prima di poter rispondere a questa domanda, devi capire chi sono i tuoi partecipanti e quali sono le loro esigenze.

Probabilmente saprai se ci saranno bambini nella tua sede, ma potresti non sapere se ci saranno persone con altre esigenze speciali. In questa situazione, rivedere gli eventi recenti ospitati dalla tua organizzazione può darti un’idea di ciò.

6. Catering
Sicuramente uno degli aspetti fondamentale per la buona riuscita di un evento. Ma qui giochiamo in casa.
Contattaci al n. 0620627909 ti forniremo menù ad hoc per ogni tipo di esigenza e budget.

Come puoi vedere, c’è molto da considerare nella scelta della sede del tuo evento. Tuttavia, se prendi in considerazione quanto sopra durante la tua ricerca, troverai il luogo perfetto per il tuo evento.